New Work, Desk-Sharing, Hybrid Work. Aktuelle Begriffe, die in vielen Unternehmen eine besondere Rolle spielen und dies nicht nur bei Tech-Riesen, die aus dem Silicon Valley bekannt sind. Bei der Umstellung bzw. Anpassung auf die Anforderungen des Hybriden Arbeitens sind diverse Punkte zu beachten. Dabei wird in dem folgenden Artikel vor allem auf diese Fragen einmal genauer eingegangen:
Die Corona-Pandemie hat nicht nur Nachteile mit sich gebracht. Durch die Pandemie wurde die Arbeitswelt revolutioniert. Ein Teil dieser Revolution nennt sich Desk-Sharing. Bei diesem neuartigen Konzept handelt es sich um die gemeinschaftliche Nutzung der zur Verfügung stehenden Schreibtische im Büro. Home-Office und die Möglichkeit der Remote Arbeit führt dazu, dass nicht mehr jede/r Mitarbeiter/in täglich ins Büro kommt.
Das Ziel von Desk-Sharing ist vor allem die effizientere Nutzung von Büroflächen. So werden die gewonnen Flächen umfunktioniert und dienen dann zum Beispiel als Kollaborations- und Kommunikationsfläche. Dadurch ergeben sich darüber hinaus auch erhebliche Kosteneinsparungen.
Beim Desk-Sharing stehen den Mitarbeitenden weniger Arbeitsplätze zur Verfügung, als es Kolleg*innen gibt. Bei einer Desk-Sharing Ratio von 1:1,25 bedeutet dies, dass 10 Mitarbeiter*innen 8 Schreibtische zur Verfügung stehen. Diese Rate lässt sich durchaus rein durch Krankheitszeiten und Urlaubstage der Mitarbeitenden erreichen.
Die Desk-Sharing Ratio wird entweder unternehmensübergreifend oder auch auf die jeweilige Abteilung abgestimmt. In Abhängigkeit der An- bzw. Abwesenheit der Mitarbeiter*innen (z.B. durch Auswärtstermine) fällt die Desk-Sharing Ratio entsprechend niedriger oder höher aus. Die Berechnung der Quote erfolgt unter anderem durch die Berücksichtigung von:
Bei der Einführung von Desk-Sharing denken viele Menschen zuerst an Kosteneinsparungen. In erster Linie geht es hier jedoch darum, Büroflächen effizienter zu nutzen. So werden Standardarbeitsplätze reduziert und die auf diese Weise entstehenden Flächen umfunktioniert. Es können dadurch mehr Kommunikations- und Kollaborationsflächen geschaffen werden. In diesem Zusammenhang werden auch Einzelbüros durch die Möglichkeit der Mitarbeitenden im Homeoffice zu arbeiten, ersetzt.
Mitarbeiter*innen, die ihren Arbeitsort regelmäßig wechseln sind oftmals auch kreativer. Das Denken in Hierarchien und das bloße Beachten der eigenen Abteilung wird reduziert. Dies kann zu einer Erhöhung von Produktivität und Motivation der Mitarbeitenden führen. Zufriedenere Mitarbeiter*innen sind auch nachweislich ihrem Unternehmen gegenüber loyaler und auch deren Bindung an das Unternehmen ist gefestigter.
Darüber hinaus wird die Nachhaltigkeit erhöht und der Ausschuss von Emissionen reduziert, da sich die Größe der zu beheizenden Bürofläche verringert und die Mitarbeitenden durch die Möglichkeit Remote Work seltener zum Arbeitsplatz pendeln müssen.
Bei der Einführung eines Desk-Sharing Konzeptes gibt es einige wichtige Aspekte, die ihr beachten solltet:
Bei der Clean-Desk Policy handelt es sich um eine Richtlinie, die das saubere und ordentliche Hinterlassen des Arbeitsplatzes nach Arbeitsende besagt. Der Schreibtisch soll nach Beendigung der Arbeit frei von persönlichen Gegenständen hinterlassen werden. Hierzu stehen den Mitarbeitenden im besten Fall abschließbare Rollcontainer bzw. Spinde zur Verfügung. Auch vertrauliche Unterlagen und Aktenordner sollten zu Datensicherheitszwecken hierin verstaut werden.
Schon bei der Planung der Einführung eines Desk-Sharing Konzeptes solltet ihr eure Mitarbeitenden mit einbeziehen. Auf diese Weise könnt ihr erreichen, dass die Mitarbeiter*innen einen Anreiz haben, ins Büro zu kommen und nicht ausschließlich remote Arbeiten möchten. Sie waren schließlich maßgeblich an der Umsetzung des Desk-Sharing Projektes beteiligt und hatten die Möglichkeit Bedenken zu äußern und die Räumlichkeiten nach ihren Wünschen mit zu gestalten.
Die Schreibtische sollten zum Beispiel über cloud-basierte Tools verfügen, damit Mitarbeitende von jedem Schreibtisch aus ihre Arbeit ausführen können. Auch auf Daten und Anwendungen müssen Mitarbeiter*innen von jedem Schreibtisch aus zugreifen können. Desk-Sharing erfordert eine robuste IT-Infrastruktur, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auf ihre Daten und Anwendungen von jedem Arbeitsplatz aus.
Da Mitarbeitende im Rahmen von Desk-Sharing nicht immer den gleichen Arbeitsplatz haben, ist eine höhere Anpassungsfähigkeit und Flexibilität besonders wichtig. Sich auf geänderte Räumlichkeiten einlassen zu können ist ebenso von Bedeutung.
Vertrauliche Daten und Unterlagen müssen nach verlassen des Schreibtisches sorgfältig verstaut werden, damit Unbefugte keinen Zugriff darauf haben können und diese missbräuchliche Verwendung finden.
Die Umstellung auf ein Desk-Sharing Konzept erfordert von den Mitarbeitenden, dass sie in der Lage sind, sich gut selbst zu organisieren. Abzuwägen, welche Aufgaben aus dem Büro und welche von zu Hause erledigt werden können und darüber hinaus die rechtzeitige Buchung eines Schreibtisches bzw. Meetingraumes vorzunehmen, zählt ebenso dazu. Hier benötigen Mitarbeitende, häufig zu Beginn der Einführung eines Desk-Sharing Konzeptes, Unterstützung.
Tools zur Buchung von Schreibtischen in Bezug auf Desk-Sharing Konzepte bieten diverse Vorteile:
Mitarbeitende haben die Möglichkeit, schnell und unkompliziert die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Meetingräumen einzusehen und diese zu buchen. Da dies im Voraus erfolgen kann, laufen Mitarbeiter*innen nicht Gefahr, im Büro anzukommen und keinen Schreibtisch zu finden.
Die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen ist einfach einzusehen und die Mitarbeitenden können darüber hinaus auch erkennen, welche/r Kolleg*in welchen Tisch bzw. Raum gebucht hat. Dies führt zu einer Erleichterung der Kommunikation untereinander.
Schreibtische und Räume können effizienter genutzt werden und dadurch Kosten eingespart werden.
Manuelle Buchungsprozesse werden durch automatische Prozesse abgelöst. Mitarbeitende sparen somit Zeit und können diese in "wichtigere" Tätigkeiten investieren.
Die Übermittlung der Daten in Echtzeit sorgt dafür, dass Mitarbeitenden schnell und unkompliziert freie Tische bzw. Räume buchen können.
Mitarbeitende haben die Möglichkeit, Schreibtische bzw. Räume jederzeit und von überall zu buchen.
Tools erleichtern Planung und Organisation der Buchungen, da eine Übersicht aller Buchungen sowie die Belegung der Schreibtische möglich ist.
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
