Die Corona Pandemie hat dazu geführt, dass sich die Arbeitswelt auf die geänderten Anforderungen einstellen musste. Viele Mitarbeiter*innen waren gezwungen ihren Arbeitsplatz im Büro gegen den heimischen Schreibtisch einzutauschen. Die Arbeit im Home-Office bedeutete aber nicht nur für die Arbeitnehmer*innen, sondern auch für die betroffenen Unternehmen eine Herausforderung.
Mittlerweile, sind Unternehmen nicht mehr bzw. aktuell nicht an die Home-Office Verpflichtung gebunden. Dies führt dazu, dass sich aller Wahrscheinlichkeit nach ein hybrides Arbeitsmodell etablieren wird. Nämlich eine Kombination aus Remote- und Büroarbeit.
Eine sinnvolle Kombination funktioniert durch sogenannte Flexdesks. Flexdesks oder auch hybride Arbeitsplätze sorgen dafür, dass sich Arbeitsbereiche so verändern, dass sie sich an neue Erwartungen und Anforderungen der Mitarbeiter*innen anpassen.
Büroflächen gewinnen durch die hybriden Arbeitsplätze immer mehr an Flexibilität. Sie formen sich zu Orten des Austauschs, an denen auch Mitarbeiter*innen unterschiedlicher Abteilungen die Möglichkeit haben, sich zu vernetzen.
Um auf diese neuen Möglichkeiten zu reagieren, müssen Unternehmen eine Strategie zur Optimierung ihrer Raum- und Arbeitsbereiche verfolgen. Nur auf diese Weise können agile Arbeitsplätze geschaffen werden. Hierbei sollten die Mitarbeiter*innen im Mittelpunkt stehen. Die Verwaltung des Shared Desk Angebotes kann über eine Buchungssoftware möglich gemacht werden. So können Mitarbeiter*innen, sich einen flexdesk, entsprechend ihres Zeitplanes buchen. Dies kann problemlos von zu Hause und für einige Tage im Voraus erfolgen.
Bekannt wurde das Konzept des Desk Sharing durch Unternehmen wie Google und Facebook. Aber nicht nur im Silicon Valley ist dieses Konzept im Einsatz. Auch Unternehmen wie Siemens und die Lufthansa nutzen mittlerweile die Vorzüge der Shared Desk Lösung. Doch wo kommt die Desk Sharing Idee eigentlich her? Abgeleitet wurde dieses Konzept von der Bettenwahl der Matrosen. Auf hoher See hatte nicht jeder Matrose sein eigenes Bett, sondern nutzte immer ein gerade freies Bett.
Damit hybrides Arbeiten und Desk Sharing reibungslos funktioniert, sollten sich alle Kollegen*innen und Arbeitgeber an die folgenden Regeln halten:
1. Einführung einer Clean Desk Policy: Desk Sharing funktioniert nur dann, wenn im Büro und am Arbeitsplatz Ordnung und Sauberkeit herrscht. Nach Verlassen des Schreibtisches sind alle persönlichen Gegenstände (Fotos, Kaffee/Teetasse...) vom Platz zu entfernen.
2. Stauraum schaffen: Um die Clean Desk Policy umsetzen zu können, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter*innen über ausreichend Stauraum in Form von Rollcontainern oder Spinden verfügen. Auf diese Weise können persönliche Dinge sicher verstaut werden und behindern die Kollegen*innen nicht an der Nutzung des Schreibtisches.
3. Ausstattung der Tische vereinheitlichen: Um unmittelbar nach Erreichen des Büros mit der Arbeit beginnen zu können, sollten alle Arbeitsplätze zum Beispiel über eine Dockingstation und einen Bildschirm verfügen
4. Arbeits-Bereich mit höhenverstellbaren Stühlen und Tischen ausstatten: Der Arbeitgeber sollte für Schreibtische und Schreibtischstühle sorgen, die in der Höhe an die jeweilige Nutzer-Körpergröße angepasst werden können. Diese Schreibtische sind besonders ergonomisch, da man an ihnen sowohl im Sitzen, als auch im Stehen arbeiten kann. Der Rücken des Nutzers wird entlastet und dessen Durchblutung angeregt. Es gibt neben höhenverstellbaren Schreibtischen mit Kurbelsystem auch elektrische Modelle, die per Knopfdruck bedient werden können. Durch einen verstellbaren Schreibtischstuhl, der sich optimal an den Nutzer anpasst, kann sowohl die körperliche Gesundheit als auch die Leistungsfähigkeit des Mitarbeitenden positiv beeinflusst werden.
5. Der Datenschutz - ein wichtiges Thema: Im Rahmen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) wird dem Schutz von personenbezogenen Daten ein besonderer Stellenwert zugeordnet. Zwar gibt es in der DSGVO bislang keine Clean Desk Vorschrift, allerdings sollte diesem Thema seitens der Unternehmensleitung besondere Aufmerksamkeit zuteilwerden. Die Mitarbeiter*innen sollten beispielsweise angehalten werden, sensible Dokumente wegzuräumen wenn der Raum verlassen wird, oder aber das Dokument nicht mehr benötigt wird.
Um diese Vorteile und Potenziale optimal auszunutzen, sollte das Desk Sharing systematisch eingeführt werden. Es bietet sich demzufolge ein stufenweiser Prozess an. In diesem sollte zunächst der Ist-Zustand und der Bedarf des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden analysiert werden. Anschließend sollten gegebenenfalls Anpassungen an den Räumlichkeiten vorgenommen werden. Abschließend sollte eine geeignete Software eingeführt werden, ein Buchungssystem, das die Buchung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze vereinfacht.
Zunächst sollte eine Bestandaufnahme durchgeführt werden. Hier ist es unumgänglich auch die Arbeitsweise und die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen zu erheben. Zum Beispiel sollten die folgenden Fragen beantwortet werden:
Wurden ebensolche Fragen beantwortet, kann der Flexdesk-Bedarf ermittelt und ein entsprechendes Desk Sharing Konzept erstellt werden.
Die Mitarbeitenden sollten auch bei der hybriden Arbeit die Möglichkeit haben, sich mit ihren Kolleg*innen austauschen zu können. Von besonderer Bedeutung ist in diesem Zusammenhang auch, dass Informationen zeitnah und vollumfänglich weitergegeben werden. Unternehmen sollten, trotz vermehrter Arbeit seiner Mitarbeitenden von zu Hause, Büroräume weiterhin attraktiv gestalten. Eine Kombination von Räumen die als Einzelplatz genutzt werden, mit Räumen die als Teamarbeitsplatz zur Verfügung stehen, sollte vorhanden sein. Auch ist es wichtig, dass beim Desk Sharing für die Mitarbeitenden ausreichend Stauraum für persönliche Dinge zur Verfügung steht.
Verfügt nicht mehr jeder im Büro über einen eigenen Tisch, ist es besonders wichtig, dass Plätze und Arbeitszeiten gut organisiert sind. Optimalerweise buchen Mitarbeitende bereits im Vorfeld ihren Arbeitsplatz. So kann vermieden werden, dass sie ins Büro kommen und zunächst einmal nach einem freien Tisch suchen oder sich gar aufgrund von Platzmangel zurück an den heimischen Schreibtisch begeben müssen. Excel Listen, in die die Buchung des Arbeitsplatzes eingetragen werden kann, bieten zwar eine gewisse Kostenersparnis, werden jedoch auch leicht unübersichtlich. Für dieses Problem gibt es unterschiedliche Lösungen. Ein spezielles Raum-Buchungssystem einzuführen, bietet den Vorteil, dass die Mitarbeiter*innen bequem von unterwegs oder zu Hause ihren Arbeitsplatz buchen können. Auch sich in der Nähe des Büros befindende Parkplätze können mittels einer solchen Software gebucht werden. Darüber hinaus können durch Sensoren auch Meetingraumbelegungen, die Luftqualität, Tür- und Fensterschließstatus oder gar eine Personenzählung von frequentierten Bereichen, wie der Kantine, eingesehen werden. So ist es einem Unternehmen auch möglich, die Auslastung der Arbeitsplätze zu analysieren. Auf diese Weise kann das Desk Sharing System optimiert und verbessert werden. Es gibt Aufschluss darüber, wie oft oder selten Arbeitsplätze oder Meetingräume gebucht werden.
Das Einführen neuartiger Arbeitsformen erfordert Prozesse, die nicht von heute auf morgen abgeschlossen werden können. Die Mitarbeiter*innen müssen abgeholt werden, Ängste und Bedenken sind ernst zu nehmen und Unternehmen sind angehalten, sich mit den Themen Cyber Security, DSGVO und Datenschutz zu beschäftigen. Unterstützung bei der Einführung einer Lösung zur Digitalisierung erhalten die Unternehmen von Spezialisten, die sich auf eine maximale technische Flexibilität und intuitive Handhabung fokussieren. Es können auf Wunsch Komplettsysteme bestehend aus Sensoren, Verwaltungsoberflächen und mobile Apps für iOS und Android in Anspruch genommen werden. Auf diese Weise funktioniert eine reibungslose Implementierung des Buchungssystems.
Fotos: unsplash.com & BRICKMAKERS GmbH
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
