Der folgende Artikel ist der zweite Teil (und hier Teil 1 von 2) einer Zusammenfassung der Masterarbeit von Laura Dunkel aus dem Jahr 2022 zum Thema New Work & User Experience mit dem Titel "Eine Neuinterpretation des Arbeitsplatzes im Büro". Dabei wird betrachtet, wie sich die Zielgruppe ihren perfekten Arbeitsplatz vorstellt. Die Erhebung dessen wurde per Desk-Research, Cultural Probes und Experteninterviews durchgeführt.
Welche Faktoren können bei der Bewältigung und Optimierung des Arbeitsalltags unterstützen und auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer*innen im Büro sowie bei der Remote Arbeit eingehen? Sowie Welche Rolle nimmt in diesem Kontext der flexible Arbeitsplatz ein?
Zur Beantwortung dieser Fragen wurden verschiedene Methoden gewählt:
Um qualitative Daten zu den Bedürfnissen, Verhalten und Zielen einer Zielgruppe zu gewinnen werden Cultural Probes eingesetzt. Die Absicht dahinter ist, sich in die Zielgruppe hineinversetzen zu können, Einblicke in den Nutzungskontext zu erhalten und darüber hinaus Inspirationen zu sammeln.
Bei den Cultural Probes ist es ähnlich wie bei einer Tagebuchstudie bei der die Nutzer*innen ihr Verhalten über einen längeren Zeitraum in einem Tagebuch festhalten so, dass die Proband*innen Aufgaben zu einem Thema bearbeiten und ihre Ergebnisse dokumentieren. Diese werden im Anschluss eingesammelt und ausgewertet.
Bei Cultural Probes handelt es sich um physische und analoge Aufgaben sowie Objekte, bei denen die Proband*innen über mehrere Sinne angesprochen werden. Dies ermöglicht eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema. Die Nutzer*innen halten dabei ihre Einblicke völlig unbeobachtet und selbstständig fest. Auf diese Weise können konkrete und persönliche Antworten gewonnen werden. Auch werden durch das Sammeln von Informationen im Rahmen von unterschiedlichen Aufgaben in verschiedenen Situationen, zuverlässige und glaubwürdige Ergebnisse generiert.
Cultural Probes sind laut der ISO 13470 (1999) eine Methode des Human-Centered Design und eignen sich demnach für einen Designprozess bei dem die Ideenentwicklung am Menschen ausgerichtet ist. Das Material im Rahmen der Masterarbeit von Laura Dunkel wurde eigens für eine konkrete Problemstellung entworfen und an die Zielgruppe angepasst.
Da keine konkrete Idee präsentiert und von den Proband*innen bewertet werden sollte, konnten neue Problemstellungen aufgedeckt werden. Die gewonnen Informationen können den Designprozess beflügeln und zu der Entwicklung neuer Ideen führen.
Neben der Informationsbeschaffung kann ein Dialog zwischen den Designer*innen und Proband*innen entstehen, da die Nutzer*innen in den Designprozess einbezogen werden und sich als wertvollen Teil des Ergebnisses wahrnehmen.
Sind die Aufgaben darüber hinaus so gestaltet, dass sie auch für die Proband*innen einen Mehrwert bieten, indem sie beispielsweise zur Reflektion anregen und die Bearbeitung Freude bereitet, wird die Motivation der Teilnehmer*innen weiterhin gesteigert.
Die Aufgaben sind für eine Zielgruppe konzipiert worden, die ihre Arbeit am Schreibtisch mit Hilfe eines Laptops oder PCs ausführt. Bei den Teilnehmer*innen handelt es sich um potenziell auf die flexiblen Arbeitsplätze im Büro zurückgreifende Mitarbeiter*innen.
Eine kurze Umfrage zur Ermittlung der Proband*innen stellte heraus, welche Mitarbeiter*innen zum geplanten Zeitpunkt der Cultural Probes an einer Teilnahme interessiert sind, welches Geschlecht und Alter sie haben, welche Tätigkeit sie ausführen und ob sie in Zukunft remote, hybrid oder im Büro arbeiten. An den Cultural Probes nahmen somit Softwareentwickler*innen, Projektmanager*innen, Product Owner*innen, UX-Designer*innen und Angestellte, die im Support, Consulting und Marketing arbeiten, teil.
Alle Befragten arbeiten zum Zeitpunkt der Befragung durch die Pandemie weitestgehend remote. Die eine Hälfte der Befragten möchte in Zukunft, nach der Corona Krise, weiterhin im Büro arbeiten. Die andere Hälfte bevorzugt entweder das hybride Arbeitsmodell oder Remote Work.
Da es sich um eine erwachsene Zielgruppe handelt, wurde zwar darauf geachtet, dass die Aufgaben einfach und verständlich sind, gleichzeitig wird aber auch ein Umgang mit komplexeren Themen vorausgesetzt.
Die Cultural Probes-Kits werden 12 Mitarbeiter*innen für die Dauer einer fünf-tägigen Arbeitswoche übergeben. Aufgrund der Pandemie befanden sich zu dem Zeitpunkt der Durchführung die meisten Angestellten noch im Home-Office. Unvorhergesehen wurden zwischenzeitlich alle Corona-Regeln weitestgehend aufgehoben, sodass zurzeit der Durchführung einige Mitarbeiter*innen den Regelbetrieb im Büro wieder aufgenommen haben. Die Bearbeitung der Cultural Probes findet während einer Arbeitswoche statt und kann demnach von den Angestellten wie eine reguläre Arbeitstätigkeit behandelt werden. Ein Zeitaufwand darüber hinaus war somit nicht notwendig.
Bei der Erstellung der Aufgaben wurden Fragestellungen berücksichtigt die sich an der Forschungsfrage orientieren.
Im nächsten Schritt wurde die Zielgruppe für die Durchführung der Cultural Probes festgelegt. Durch eine kurze Umfrage, die vorab durchgeführt wurde konnte eine möglichst heterogene Gruppe von Mitarbeiter*innen ausgewählt werden. Darüber hinaus waren die Proband*innen so bereits im Vorhinein über den Sinn und Zweck ihrer Teilnahme aufgeklärt worden.
Des Weiteren wurde in einem eigens dafür erstellten Chat in dem firmeninternen Kommunikationstool Microsoft Office über das weitere Vorgehen und den Ablauf informiert. So konnte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter*innen in den Prozess involviert werden und den aktuellen Stand des Vorgehens im Blick haben. Auch organisatorische und generelle Fragen zum Ablauf konnten so geklärt werden.
Vor der eigentlichen Durchführung wurde ein Testlauf mit mehreren der Zielgruppe entsprechenden Personen durchgeführt, um das Kit auf Fehler zu überprüfen. Verständlichkeit, Funktionalität und Sprache konnten so verbessert werden.
Nach Ablauf der Woche wurden die Kits der Proband*innen eingesammelt und gebündelt per Post verschickt.
Bei der Konzeption und Gestaltung der Cultural Probes wurde zunächst überlegt, was die Zielsetzung der einzelnen Aufgaben ist und wie diese gestaltet werden müssen, damit die gewünschten Informationen gewonnen werden können. Um alle Nutzer*innen für die Bearbeitung der Cultural Probes zu begeistern, ist es sinnvoll, verschiedene Aufgabentypen anzubieten, um alle Fähigkeiten der Teilnehmer*innen zu berücksichtigen.
Schreib-und Dokumentationsaufgaben sollen explizites Wissen abfragen und Kreativaufgaben sollen durch ihren spielerischen Charakter bewusste Erfahrungen sowie verborgenes Wissen zu Wünschen und Vorstellungen zu Tage tragen. So können möglichst neue, kreative Einblicke zu den Bedürfnissen der Proband*innen gewonnen werden. Mit Hilfe des Context Mappings können die Proband*innen zu Ideen inspiriert werden.
Ein Mechanismus des Context Mappings ist es, den Proband*innen zu ermöglichen, eine Sicht auf den Kontext zu gewinnen, indem Erinnerungen und Erfahrungen aus der Vergangenheit abgerufen werden, die als Basis für die Erzeugung von Vorstellungen und Träumen von der Zukunft dienen. Dieses Prinzip lässt sich auch bei der Wahl der Aufgaben verfolgen, indem zunächst beschreibende und dann Aufgaben, bei der die Vorstellungskraft gefragt wird, gewählt werden.
Die Reihenfolge der Aufgaben wurde so bestimmt, dass die ersten Aufgaben sich mit dem Ist-Zustand beschäftigten, sodass die Proband*innen in das Thema eingeführt werden und sich mit diesem zuerst bewusst auseinandersetzen können. Das Wissen der bereits durchgeführten Aufgaben fließt dann in den weiteren Prozess ein und bei der Bearbeitung kreativer, generativer Aufgaben sollen die Proband*innen Ideen für die Zukunft liefern. Die Struktur der Aufgaben zielt darauf ab den Proband*innen Abwechslung zu bieten.
Aus diesem Grund wechseln sich Kreativ-, Dokumentation und Schreibaufgaben ab.
Die Gestaltung der Cultural Probes hilft den Proband*innen, über die Dauer der Durchführung zu lernen sich selbst zu reflektieren und zu beobachten, was wiederum auch das unbewusste Denken beflügelt.
Um kreative und assoziative Lösungen zu erhalten, soll ein spielerischer, analoger Eindruck vermittelt werden, bei dem die Proband*innen sich entfalten können. Deswegen wurde eine bestimmte Wahl des Materials und der Farben getroffen. Die Materialien sind minimalistisch gestaltet und auf das Wesentliche reduziert, damit sie Raum zur freien Entfaltung bieten. Da es sich um Erwachsene handelt, werden Materialien verwendet, die altersentsprechend sind. Das Material hat einen visuell, ästhetischen Anspruch, soll sich aber auch von der Gestaltung des kommerziellen Marktes abheben, damit ein informelles und persönliches Gefühl entstehen kann. Trotzdem sollten die Aufgabenkits auch visuell ansprechend sein, damit die Bearbeitung Spaß bereitet. Dafür wurde ästhetisch ansprechendes und haptisches Papier gewählt, welches mit den Farben Blau und Gelb akzentuiert wurde. Die Farben Blau und Gelb stehen hierbei für die Spannung zwischen Gegenwart und Zukunft sowie digital und analog.
Die Cultural Probes bestehen aus einer DIN-A4 Mappe, die eine Gebrauchsanweisung, verschiedene Aufgabenblätter sowie weitere Materialien enthält. Beim Öffnen der Mappe befindet sich auf der linken Seite zusammenfassend die Intention der Cultural Probes, das Ermutigen der Proband*innen einer aktiven Teilnahme ohne das Fürchten von Richtig und Falsch sowie der Hinweis, dass alle Informationen anonym bleiben. Darüber hinaus befinden sich dort Kontaktdaten der Forscherin. Ein Ablaufplan visualisiert und beschreibt die einzelnen Materialien des Kits sowie die einzelnen Tagesaufgaben. Zur besseren Verdeutlichung wird beispielhaft der Ablauf eines Tages beschrieben.
Das Aufgabenmaterial setzt sich aus dem Logbuch, den Pausenaufgaben, der Drop-Box und den Tagesaufgaben zusammen. Das Logbuch bildet den Rahmen eines jeden Tages. Es entspricht einem Tagebuch, welches eins der zentralen Elemente der Cultural Probes ist und zeitliche Prozesse und Veränderungen, sowie Routinen und Gefühle der Proband*innen dokumentiert.
Durch eine kurze Befragung zum emotionalen und körperlichen Befinden und das Bewerten anhand eines Stimmungsbarometers werden die Proband*innen für das Thema Wohlbefinden und Arbeitsplatz sensibilisiert und für das weitere Bearbeiten der Aufgaben vorbereitet. Es ist ein kurze Übung, die das Bewusstsein über das eigene Befinden anspricht. Nach der Arbeit wird die Befragung zum emotionalen und körperlichen Befinden wiederholt, um Rückschlüsse ziehen zu können, wie und warum sich das Wohlbefinden im Laufe des Tages verändert.
Anschließend dokumentieren die Proband*innen die Aufgaben, die sie an dem Tag erledigt haben. Erst wird nachgefragt, wo und wie die Aufgabe durchgeführt wird, um Erfahrung zum Raumkontext zu erhalten. Dann dokumentieren die Mitarbeiter*innen, wann und wie lange sie Pause gemacht haben sowie den Inhalt der Pausen. Informationen zum Arbeitsbeginn und Arbeitsende werden festgehalten. Sollte den Proband*innen darüber hinaus etwas Besonderes an dem Tag aufgefallen sein, gibt es Platz für Notizen. Da sich die Dokumentation jeden Tag wiederholt, ermöglicht sie den Proband*innen, eine Routine zu entwickeln, sodass der Untersuchungszeittraum von fünf Tagen eingehalten wird.
In der Abschlussreflexion sollen die Proband*innen die Woche reflektieren. Durch die vorausgegangenen Aufgaben haben sich die Mitarbeiter*innen intensiv mit ihrem Wohlbefinden rund um ihren Arbeitsplatz beschäftigt. Sie sollen hier nochmal zusammenfassen, welche drei Dinge ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz verbessern und welche drei Aufgaben es hingegen verschlechtern.
Die Übung Stresskuchen visualisiert in Form eines Kuchendiagrammes die Anteile der Ereignisse, die in der vergangenen Woche Stress bei den Proband*innen ausgelöst haben. Es können Tätigkeiten, Gedanken, Situationen, Dinge und Personen sein.
Abschließend soll der persönliche perfekte Arbeitsplatz beschrieben werden. Um zum einen die Pause als Element des Wohlbefinden mehr in das Bewusstsein der Proband*innen zu rufen und zum anderen aktiv zu einer Pause zu bewegen, wurden Pausenaufgaben entwickelt, die jeden Tag frei gewählt werden können. Somit haben die Proband*innen das Gefühl, den Ablauf und den Inhalt ihrer Pause mitzugestalten. Drei Übungen, eine Atemübung, eine Yogaübung und eine Tanzaufgabe, sollen an das körperliche Wohlbefinden appellieren. Bei einer Aufgabe, die sich Origami-Totem nennt, sollen sich die Proband*innen auf eine Bastelaufgabe fokussieren bei der darüber hinaus das taktile Empfinden angesprochen werden soll.
Bei der Aufgabe future me können die Teilnehmer*innen einen kurzen Brief an ihr Zukunfts-Ich schreiben und in den beigelegten Briefumschlag legen. Den Brief bekommen sie nach einem Monat zugeschickt. So werden die Proband*innen über die eigentlichen Cultural Probes hinaus an das Erlebte erinnert und können dieses erneut reflektieren.
Neben dem Logbuch und den Pausenaufgaben sammelt die haptische Drop-Box die Highlights des Tages der Arbeitswoche. Dafür wurden der Mappe Notizzettel beigefügt. Am Ende der Woche sollen die Proband*innen die Zettel der Dropbox entnehmen und das Geschriebene reflektieren. Das Highlight, welches Widerholungsbedarf hat, kann in den Reflexionsteil des Logbuches geschrieben werden. Die Dropbox sowie die Pausenaufgaben dürfen die Proband*innen nach der Durchführung behalten.
Die Tagesaufgaben bilden das Herzstück der Aufgabenkits. Sie unterscheiden sich in Schreib-und Dokumentationsaufgaben sowie Kreativaufgaben.
Die Teilnehmer*innen sollen ein Foto des privaten Arbeitsplatzes machen. So können unbekannte Gegenstände, die für die Arbeitnehmer*innen im Arbeitsalltag wichtig sind identifiziert werden. Aus Datenschutzgründen besteht die Möglichkeit den Schreibtisch zu zeichnen.
Am zweiten Tag halten die Proband*innen innerhalb einer Minute unbewusste und unreflektierte Gedanken zum Thema Arbeit der Zukunft fest. Als Inspiration dient ein Zitat des New Work Begründer Frithjof Bergmann: „Nicht wir sollten der Arbeit dienen, sondern die Arbeit sollte uns dienen.“
Ist von dem Spielprinzip des Jump'n'Run Games inspiriert. Bei dieser Aufgabe ist die Kreativität der Proband*innen gefragt, denn sie sollen ihren Arbeitsalltag auf ein Spielkonzept übertragen. Ziel ist es freie, generative Lösungen zu entwickeln.
Die Teilnehmer*innen sollen einen Lückentext mit Aussagen und Informationen zu ihrem perfekten Arbeitstag ergänzen. Diese Aufgabe ermöglicht, mehr über die Bedürfnisse der Proband*innen rund um ihren perfekten Arbeitstag zu erfahren.
Bezieht die Räumlichkeiten über den Schreibtisch hinaus in die Überlegungen mit ein. Die Proband*innen zeichnen einen Grundriss der Räume, die sie während ihres Arbeitstages nutzen. Sie sollen dokumentieren, warum sie den Raum wechseln und wie sich dieser auf ihre Arbeit auswirkt.
Ermutigt die Proband*innen dazu, neue Ideen zu entwickeln, indem sie ein Konzept für einen (Schreibtisch-)Roboter gestalten, der sie im Alltag unterstützt. Bei der Gestaltung sind die Proband*innen frei. Das mentale Modell des Roboters soll dazu anregen, über die bekannten Grenzen des Schreibtisches hinweg zu sehen.
Bei der Durchführung der Expert*innen-Interviews wird auf das Kommunikationsmedium der Wahl zurückgegriffen. Das Interview mit Experte 1 wird telefonisch durchgeführt. Bei den Interviews mit Experte 2 und Experte 3 wird ein Videokonferenz-Tool verwendet. Somit wird gewährleistet, dass die Interviewpartner*innen sich wohl fühlen und das Medium sich nicht negativ auf das Interview auswirkt.
Für die Interviews wird eine Dauer von 30 bis 45 Minuten angepeilt. Die aufgezeichneten Interviews werden im Anschluss transkribiert. Alle drei Expert*innen wurden durch eine Online-Recherche ermittelt und anschließend kontaktiert. Sie haben einen arbeitspsychologischen Hintergrund und qualifizieren sich mit ihrem Fachwissen. Sie können durch Einblicke aus der Praxis detaillierte Aussagen zum Wohlbefinden von Mitarbeitenden vor und während der Pandemie geben. Die Interviews werden mit einem halbstrukturierten Interviewleitfaden durchgeführt, sodass ein gemeinsamer thematischer Fokus gegeben ist, aber gleichzeitig spontan auf sich ergebene, relevante Themen eingegangen werden kann. Aus Datenschutzgründen werden die Expert*innen anonymisiert.
Experte 1 begleitet Krankenhäuser bei der Entwicklung als Health Care Consultant. Darüber hinaus ist er Coach, Trainer und Berater im Gesundheits- und Sozialwesen. Da Experte 1 seinen Schwerpunkt auf den organisatorischen Strukturen von Krankenhäusern legt, dient das erste Interview als Orientierung und thematischer Überblick für die Vorbereitung der folgenden Interviews. Allgemeine Gegebenheiten und Abläufe der Arbeitspsychologie können auch auf andere Unternehmensstrukturen übertragen werden.
Genauso wie Experte 1 ist Experte 2 als Berater, Coach und Trainer von Start-Ups und Unternehmen tätig. Sein Fokus liegt auf der Entwicklung in Unternehmen, die durch die Digitalisierung vorangetrieben wird. Eins der vier Handlungsfelder seiner Arbeit ist New Work. Er hat ein Spiel entwickelt, welches Teams ermöglicht, selbständig ihre Arbeitsstrukturen zu analysieren.
Expertin 3 ist seit mehr als 30 Jahren Arbeitspsychologin. Nach ihrem Psychologiestudium, war sie zunächst an der Universität beschäftigt und hat dann in die Unternehmensberatung gewechselt. Ihr Hauptaufgabenbereich liegt in der Konfliktberatung und Strukturentwicklung in Unternehmen. Seit mehr als 20 Jahren ist sie vollkommen selbstständig tätig und arbeitet sowohl von zu Hause als auch bei der Kundschaft vor Ort.
Auch in Zukunft wird es eine der wichtigsten Aufgaben des Arbeitgebers sein, Arbeitsmodelle zu entwickeln, damit ein perfekter Arbeitsplatz entsteht. Dieser sollte den Wünschen und Vorstellungen der Mitarbeiter*innen gerecht werden und darüber hinaus den Anforderungen und Regelungen in Sachen Arbeitsrecht entsprechen. Hieraus ergibt sich sodann eine Win-Win-Situation sowohl für den Arbeitgeber, als auch für die Mitarbeitenden. Die Work-Life- Balance wird positiv beeinflusst, Flexibilität, Vertrauen und der Trend zu agilen und kreativen Arbeitsformen gewinnen immer mehr an Bedeutung.
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
