Der folgende Artikel ist der zweite Teil (und hier Teil 2 von 2) einer Zusammenfassung der Masterarbeit von Laura Dunkel aus dem Jahr 2022 zum Thema New Work & User Experience mit dem Titel "Eine Neuinterpretation des Arbeitsplatzes im Büro". Hier werden die Ergebnisse der Experteninterviews zusammengefasst und darüber hinaus hinsichtlich der Forschungsfrage analysiert.
Aus den Experteninterviews geht hervor, dass vier thematische Bereiche relevant sind. Bei der Implementierung von New Work Strukturen (z.B. Desk-Sharing Konzepte) sind zum einen die Raumgestaltung, Organisation, der Austausch der Mitarbeiter*innen untereinander sowie das generelle Wohlbefinden des Einzelnen relevant. Im folgenden Absatz werden die Ergebnisse zu dem Bereich Wohlbefinden zusammengetragen. Laut Experte 1 wandeln sich Arbeitsstrukturen in Zukunft so, dass die einzelnen Mitarbeiter*innen nicht als Funktionsträger sondern mehr als Mensch wahrgenommen werden. Jede/r Mitarbeitende soll als Ganzes individuell mit ihren/ seinen Stärken und Schwächen betrachtet werden.
„Ein Aspekt der neuen Arbeitswelt ist es, die Persönlichkeit nicht am Eingang zurückzulassen, sondern sich persönlich einbringen zu können.“
Generell geht der Trend dahin, dass in Unternehmen der Fokus mehr auf Probleme und Belastungen im Allgemeinen gelegt wird. Die Mitarbeiter*innen sollen das Gefühl bekommen, dass sie wahrgenommen werden und ihre Probleme jederzeit mitteilen können. Jedoch soll dies nicht zu einem Muss werden.
„Es soll nicht das Gefühl entstehen, dass es verpflichtend wird. Es soll ein Raum sein, in dem es kein Zwang gibt, sich mitzuteilen. Es soll die Möglichkeit geschaffen werden. Dann entsteht mehr Vertrauen."
Experte 2 ist der Ansicht, dass eine Balance zwischen analogen und digitalen Tätigkeiten die Arbeitsleistung effizienter gestaltet. Darüber hinaus bietet das hybride Arbeitsmodell die Möglichkeit, individuell auf die Mitarbeiter*innen einzugehen. Demnach ist auch die Akzeptanz eines flexiblen Arbeitsplatzes, der nicht einer einzelnen Person zugeordnet ist, individuell.
„Es gibt Menschen, die Stabilität brauchen und die, die sie nicht brauchen.“
Auch Expertin 3 sieht durch den Wandel der Arbeitswelt die Möglichkeit, besser auf unterschiedliche Persönlichkeitstypen einzugehen.
„Ich sag mal, so ein gepflegtes Office, wo sowohl den Intro- als auch den Extrovertierten Rechnung getragen wird.“
Die Entwicklung der Normierung hin zu einer Individualisierung spricht Expertin 3 Potenzial zu. Der Kontext der einzelnen Mitarbeiter*innen sollte berücksichtigt werden.
„Viele wollen so wenig wie möglich ins Büro kommen, weil man die Oma oder Kinder oder Haustiere zu Hause hat.“
Auch der Bequemlichkeits- sowie Sparaspekt ist bei der Implementierung neuer Strukturen nicht zu missachten, denn der Mensch wählt häufig den Weg des geringsten Widerstandes.
Die folgenden Punkte beziehen sich auf den Aspekt Austausch der Mitarbeiter*innen. Insgesamt wurden durch die Pandemie viele Veränderungsprozesse angetrieben. Es haben zwar persönliche Grenzüberschreitungen wie, dass sich einige Arbeitnehmer*innen allein und isoliert gefühlt haben, stattgefunden, jedoch war das Entwicklungspotenzial der Arbeitswelt groß.
Experte 1 sieht den Aspekt des Austausches und der Kooperation als ausbaufähig an. Auch hier bedarf es mehr Vertrauen und Offenheit zwischen den einzelnen Mitarbeitenden und innerhalb der Arbeitsteams. Experte 2 ist derselben Meinung und appelliert an Unternehmen, dass das Empathievermögen ausbaufähig ist.
"Wir brauchen Empathie für viele Dinge, 7% ist Inhalt und der Rest Körpersprache, Verhalten und Stimme.“
Die Kommunikation in digitalen Meetings ist, laut Expertin 3, unvollständig, weil viele Parameter der non-verbalen Kommunikation wegfallen. Auch die Interaktion in größeren Gruppen ist erschwert.
„One to one geht, Dreierbeziehung geht auch, aber wenn es nicht unbedingt Arbeit ist.“
Das Kennenlernen im digitalen Raum ist unvollständig. Wo die non-verbalen Parameter wegfallen, muss die verbale Kommunikation verstärkt werden. Auch private Aspekte sind wichtig.
„Auch wenn ich die das erste Mal live treffe ist es fremd, komisch. Meist geht das Bekanntwerden durch Beschreibungen, dass man was persönliches sagt zum Beispiel Hobbys oder über den Hintergrund.“
Expertin 3 ist der Meinung, dass ein Meeting bei dem die Teilnehmer*innen mehr als nur den beschränkten Blick auf ihr Gesicht freigeben, Potenzial hätte. Eine Idee wäre es, dass das Meeting im Stehen abgehalten würde und somit der ganze Körper und mehr Informationen über die Teilnehmer*innen Preis gegeben werden.
„Das wäre eine Erweiterung, wenn man nicht nur den Ausschnitt hat. Man weiß aus der Psychologie seit Ewigkeiten…es gibt Leute auf Partys die stehen am Rand und wollen nicht gesehen werden und es gibt Leute die preschen in den Raum ein. Das ist ja alles nicht möglich. Wir sind alle gleich."
Expertin 3 betont, das angetrieben durch die Pandemie die Menschen des Reduziertem überdrüssig sind und sie sich nach echten sozialen Kontakten, haptischen Gegenstände und mehr Sinneseindrücke sehnen. Es ist Zeit, die Remote Arbeit zu reduzieren, die die Kommunikation erschwert.
„Man muss enorm viel kommunizieren, sonst wird alles missverstanden. Das hat auch ein bisschen mit Remote zu tun. Das heißt, dass wir in unserem eigenen Kopfkino denken.“
Neben dem Wohlbefinden des Einzelnen und der Kommunikation sind neue Organisationsstrukturen für die erfolgreiche Umsetzung von New Work in Unternehmen relevant. Für Experte 1 ist die Organisation der Zukunft selbstorganisiert. Geschäftsführer sowie Angestellte sollen gleichermaßen in den Prozess einbezogen werden.
„Viel gemeinsam mit den anderen entwickeln, viel entscheiden lassen.“
Experte 2 schließt sich dem an und fordert weniger hierarchische Strukturen sowie mehr Transparenz. Gleichzeitig sollen Bürokratie sowie Blockaden reduziert werden. Dies fördert gegenseitige Unterstützung und Vertrauen. Es entsteht „eine Kultur ohne Schuldzuweisungen.“ Um ein funktionierendes Hybrid-Arbeitsmodell zu ermöglichen, soll Mitarbeitenden, die jeden Tag ins Büro kommen ein Schreibtisch zur Verfügung gestellt werden. Für persönliche Gegenstände der Mitarbeiter*innen könnte das Unternehmen Container anbieten. Eine Balance zwischen der Remote- und der Arbeit im Büro sowie analogen und digitalen Tätigkeiten, hält Experte 2 für sinnvoll, dabei sollen sich die Arbeitsräume nach den Tätigkeiten orientieren.
„Am besten sind 2-3 Tage wo man im Office arbeitet. Es braucht Meetingräume, Kreativitätsflächen und Austauschflächen.“
Auch ein Raum für konzentriertes Arbeiten sollte neben den Orten, wo Kommunikation stattfindet gegeben sein. Neben den räumlichen Strukturen ist aber auch eine
„fokussierte Auswahl von Software und Meetinglandkarten“
relevant. Zusammenfassend hält Experte 2 fest:
„Insgesamt ist das Thema Raumgestaltung, Flexibilisierung der Arbeit und Individualisierung wichtig.“
Expertin 3 hebt die Wichtigkeit des hybriden Arbeitsmodelles hervor. Generell soll eine offene Arbeitsmentalität in Unternehmen, die bereit sind, dazu zu lernen und neue Dinge auszuprobieren, bedeutend sein, da viele Prozesse nach der Pandemie noch nicht abgeschlossen sind. Viele abgegrenzte Bereiche splitten sich auf und verschmelzen miteinander. Für viele Mitarbeiter*innen sind das Büro und der eigene Arbeitsplatz mehr als nur der Ort, wo die Arbeit ausgeführt wird.
„Also da kann man sehen einige Leute haben im Büro ihr zweites Wohnfeld.“
Darüber hinaus ist das Büro der Ort, wo die Firmenkultur gelebt wird.
“Ich glaube, dass die Leute das Thema Büro als orientierungsgebend, als Corporate Identity sehen.“
Um den Zusammenhalt im Unternehmen zu wahren, sollen die Angestellten, vor allem diejenigen die Remote arbeiten, täglich daran erinnert werden, warum sie in dem Büro arbeiten und dass sie darauf stolz sein können. Genauso wie Experte 2, erachtet Expertin 3 die Strukturierung der Arbeitsräume nach Tätigkeiten für sinnvoll.
„Räume für konzentrierte Arbeit nebeneinander, Rückzugsorte und Orte des Austausches.“
Da es in einigen Unternehmen bereits Modelle der Mietung von flexiblen Arbeitsplätzen gibt, bei denen Tische per Anruf oder Mail gemietet werden, ist es besonders wichtig, dass bei der Weiterentwicklung eines solchen Konzept einige Dinge berücksichtigt werden. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, sollte die Technik einwandfrei laufen und eine Rivalität um den besten Tisch/Raum verhindert werden. Neben den Faktoren des Wohlbefindens der Mitarbeiter*innen, der Kommunikation untereinander und die Organisationsstrukturen, führt Expertin 3 die Relevanz der Raumgestaltung an, denn der Arbeitsraum stellt das Fundament des Arbeiten da. Der Raum wirkt sich letztendlich auf das Wohlbefinden und Verhalten der Menschen aus.
„Wir wollen ja auch Raum erobern. Raumpsychologie spielt auch eine große Rolle für das Selbstwertgefühl, wie wird man akzeptiert und wie wird man empfangen.“
Der Arbeitsraum sollte so gestaltet werden, dass er auf die individuellen Bedürfnisse der Arbeitnehmer*innen eingeht und ein Ort ist, der Wohlbefinden fördert. Expertin 3 lässt sich hierbei von den Strukturen in Hotels inspirieren.
„Ich würde für ein Grundequipment sorgen. Angefangen bei den Farben bis hin zu - wie im Hotel - ein kleines Gläschen Wasser, eine kleine Teekanne in jedem Büro. Technisch so, dass es leicht ist und auch nicht überbordend. Vielleicht ein paar Zimmerpflanzen. Also, dass jeder Raum so einen guten Status von Willkommenskultur hat. Ich denke so sterile Büros sind wie Legebatterien von Hühnern.“
Neben den Elementen, die den Arbeitsraum wohnlicher gestalten, ist auch der Aspekt der Haptik nicht zu vergessen. Analoge Gegenstände, die die Sinne ansprechen, sind Objekte, die das reale Leben vom digitalen unterscheiden und durch die voranschreitende Digitalisierung verloren gehen.
“Vielleicht so ein kleines Regal… für Juristen so ein Basiswörterbuch zum Beispiel zum Thema Arbeitsrecht. Auch wenn man sich das im Internet raussuchen kann, aber dieses taktile…alles was uns im Moment fehlt, dass das so ein Stück zurückkommt.“
Bei der Nutzung von flexiblen Schreibtischen sollte eine Basisinformation zum Gebrauch gegeben sein, damit die Nutzer*innen sich schnell zurechtfinden. Bei Funktionen, wie der Messung der Temperatur sowie Luftfeuchtigkeit sollte zunächst erklärt werden, was der optimale Zustand ist, damit die Nutzer*innen sich daran orientieren können.
„Das ist ein guter Standard mit der Helligkeit, wenn sie das persönlich anders haben wollen, drücken sie den Knopf.“
Eine Funktion, die an das „Bitte nicht stören“- Schild im Hotel angelehnt ist, erachtet Expertin 3 für interessant.
An dieser Stelle werden die Ergebnisse aus dem Research der Cultural Probes und Experteninterviews in Hinblick auf die Forschungsfrage analysiert. Die Forschungsfrage, bei der untersucht werden sollte, welche Faktoren bei der Bewältigung und Optimierung des Arbeitsalltags unterstützen und auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer*innen im Büro sowie bei der Remote Arbeit eingehen, wurde hinreichend beantwortet.
Durch die Experteninterviews wurde ein allgemeines Bild des Arbeitsplatzes in Hinblick auf New Work und den Bedürfnissen der Arbeitnehmer*innen entwickelt, welches unter anderem als Grundlage für die Cultural Probes diente.
Die Cultural Probes lieferten ergiebige Informationen zu den Bedürfnissen der Zielgruppe während des Arbeitsalltages, die in die anschließende Ideenentwicklung einfließen. Aus den Experteninterviews geht hervor, dass die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen in Zukunft an Stellenwert gewinnen und diese in Zukunft nicht als Arbeitskräfte, sondern mehr als Menschen wahrgenommen werden sollen. Bei der Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse, sollte auch zwischen verschiedenen Persönlichkeitstypen unterschieden werden.
Auch der Arbeitsort wird sich in Zukunft verändern. Ausgelöst durch die Corona Krise werden viele Unternehmen einen Anstieg der Remote Arbeit spüren. Das hybride Arbeitsmodell bietet verschiedene Möglichkeiten bei der Wahl der Arbeitsumgebung sowie Arbeitszeiten und schließt somit die Bedürfnisse einer großen Zielgruppe mit ein. Eine Balance zwischen digitalen und analogen Aufgaben sowie der Arbeit im Büro und Remote Arbeit werden von den Expert*innen am sinnvollsten erachtet.
Erwähnt werden muss, dass der Austausch der Mitarbeiter*innen untereinander durch die unterschiedlichen Arbeitsmodelle erschwert wird. Vor allem die Kommunikation durch digitale Medien deckt nicht alle Parameter der menschlichen Kommunikation ab. Daraus ergibt sich, dass die Kommunikation und Kooperation der Mitarbeiter*innen zukünftig verbesserungswürdig ist. Es muss darauf geachtet werden, dass der persönliche Kontakt im Arbeitsalltag ausreichend berücksichtigt wird, um den Wunsch nach mehr Dialog und Begegnung mit den Kolleg*innen nachkommen zu können. Es darf dabei nicht unerwähnt bleiben, dass vor allem reale, physische Begegnungen gemeint sind.
Durch die Pandemie ist der Wunsch nach haptischen, organischen Gegenständen, die die Sinne ansprechen, angestiegen. Pflanzen und analoge Gegenstände, wie Bücher verschönern den Raum und schaffen Atmosphäre. Dabei gilt es, zu unterstreichen, dass durch eine durchdachte Raumgestaltung ein Anreiz für die Angestellten geschaffen wird, ins Büro zu kommen. Durch die Verlagerung der Arbeit in den privaten Raum, müssen Stimuli geschaffen werden, damit die Mitarbeiter*innen das Büro häufiger aufsuchen. Das Büro ist in Zukunft nicht mehr der zentrale Ort für das Ausführen der Arbeit und nimmt somit die Rolle eines Ortes der Begegnung ein. Dieser ist ein Raum in dem Angestellten daran erinnert werden, warum sie bei einem Unternehmen arbeiten und welche Firmenkultur das Unternehmen ausmacht. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass in Zukunft die Begegnung mit den Kolleg*innen sowie attraktive Räumlichkeiten, die sich positiv auf das Wohlbefinden auswirken primäre Beweggründe sind, um das Büro aufzusuchen. Um die Räume sinnvoller und attraktiver zu gestalten, wird eine Strukturierung der Räumlichkeiten nach den wichtigsten Tätigkeiten durch die Expert*innen am sinnvollsten erachtet.
Durch die Durchführung der Cultural Probes, lassen sich einige prägnante Kernbedürfnisse der Zielgruppe herausarbeiten. Die Befragten wünschen sich eine stärkere Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse, eine bessere Arbeitsorganisation, mehr soziale Interaktion sowie weniger Arbeitsunterbrechungen. Insgesamt sind die Mitarbeiter*innen mit ihrem Arbeitsplatz im Home-Office zufrieden. Sie sind weitestgehend gut ausgestattet und schätzen am Home-Office, dass sie flexibler sind und konzentrierter arbeiten können. Mit dem Zustand ihres Schreibtisches sind die Proband*innen nahezu zufrieden, sie wünschen sich lediglich mehr Platz auf dem Schreibtisch oder eine bessere Ausstattung in Form von digitalen Zubehör, wie Tastatur und Maus sowie mehr persönliche Dekogegenstände.
Werden die Bedürfnisse der Männer und Frauen gegenübergestellt, zeigt sich, dass die Männer eine gute, technische Ausstattung als relevant erachten, die Frauen schätzen darüber hinaus Gegenstände, die die Raumatmosphäre verbessern, als wichtig ein. Da nicht alle Mitarbeiter*innen im Home-Office auf einen eigenen Arbeitsplatz in einem eigenen Arbeitszimmer zurückgreifen können, arbeiten einige Mitarbeiter*innen im Schlafzimmer oder Wohnzimmer. Dies erschwert die Distanzierung von der Arbeit nach Feierabend.
Bemerkenswert ist, dass alle Proband*innen den Austausch mit den Kolleg*innen bei ihrer Arbeit im Home-Office vermissen. Im Umkehrschluss ist der Austausch mit den Kolleg*innen einer der wichtigsten Beweggründe, um ins Büro zu kommen, was auch durch die Experteninterviews bestätigt wurde.
Auch die Aussage, dass der Arbeitsraum attraktiv gestaltet werden sollte, damit die Arbeitnehmer*innen ins Büro kommen, wird sowohl von den Expert*innen als auch den Proband*innen genannt. Einige Proband*innen empfinden das Büro im Verlgeich zu ihrem Arbeitsplatz zu Hause als besser ausgestattet. Da die Ausstattung als relevant eingeschätzt wird und im Büro als besser und professioneller wahrgenommen wird, stellt sich die Frage, ob dies ein weiterer Beweggrund für das Aufsuchen des Büros sein könnte.
Am Home-Office schätzen die Befragten das konzentrierte Arbeiten. Sie wünschen sich mehr Raum, wo sie ungestört arbeiten können und weder von Umgebungsgeräuschen noch von Kolleg*innen gestört werden. Unterbrechungen wie zu viele (digitale)-Meetings allerdings, gehören zu den negativen Faktoren.
Es gilt, hervorzuheben, dass neben den zuvor genannten Punkten, der Berücksichtigung der psychischen und physischen Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen im Alltag mehr Gewicht zugesprochen wird. Sie wünschen sich mehr Pausen und ein stärkeres Bewusstsein für diese.
Aber auch Faktoren, die das Wohlbefinden beeinflussen, wie Licht, Temperatur, Sauerstoff, Bewegung sowie Trinken und Essen sind relevant. Sind diese Parameter nicht ausreichend erfüllt, wirkt sich dies negativ auf das Wohlbefinden aus.
Nicht zu vergessen ist, dass über das Sammeln von qualitativ wertvollen Informationen zu den Aufgaben, wichtige Erkenntnisse zu den Arbeitnehmer*innen und ihren Umgang mit ihrem Wohlbefinden während der Arbeit gewonnen werden konnten. Es hat sich gezeigt, dass sich einige Proband*innen erst durch die Bearbeitung der Cultural Probes intensiver mit ihren Gedanken und Emotionen rund um den Arbeitstag beschäftigt haben, was durch Feedback der Proband*innen bestätigt wurde. Die Angestellten haben weitestgehend als wertvoll erachtet, sich mit diesem Thema auseinandergesetzt zu haben. Einige Teilnehmer*innen versuchen auch über die Cultural Probes hinaus, die Übungen wie die Pausenaufgaben in ihren Alltag zu integrieren.
Abschließend lässt sich daraus ableiten, dass das Wohlbefinden im Arbeitsalltag einen hohen Stellenwert einnimmt und auch die Work-Life-Balance im Gleichgewicht sein sollte. Der Arbeitgeber sollte entsprechend ein Interesse daran haben, dass sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und in ihrem Job aufgehen. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden hat einen großen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Heut-zu-tage wissen bereits viele Unternehmen um diese Bedeutung. Sie sehen in dem Schritt die Wünsche der Mitarbeitenden zu erfahren eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
