Die Corona-Pandemie hat dazu geführt, dass viele Unternehmen umdenken mussten. Auf diese Weise sind die Themen Home-Office, Remote Work und Desk-Sharing in den Vordergrund gerückt worden. Die coronabedingten Einschränkungen führten dazu, dass Unternehmen gezwungen waren, zum Schutz der Mitarbeiter*innen, diesen das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Heute, da die Schutzmaßnahmen bezüglich der Corona Pandemie, jetzt sogar mit der Abschaffung der Maskenpflicht in den öffentlichen Verkehrsmitteln, ihr Ende gefunden haben, könnte man davon ausgehen, dass auch die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten, nicht mehr besteht. Dies ist jedoch nicht der Fall. Unternehmen wie auch Mitarbeiter*innen sehen nicht nur die Nachteile, sondern auch verstärkt die Vorteile bezüglich der Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten. Wegzudenken sind somit sowohl Home-Office als auch Remote Work und Desk-Sharing aus dem Arbeitsalltag heute nicht mehr. Doch was verbirgt sich eigentlich hinten diesen Begriffen? Darauf soll im Folgenden näher eingegangen werden:
Home-Office, das Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, ihre Arbeit von zu Hause zu erledigen, statt aus dem Büro des Unternehmens, hat vor allem durch die Corona-Pandemie einen besonderen Aufschwung erfahren. Der Begriff Home-Office ist auch als Synonym für Heim- bzw. Telearbeit bekannt. Gerade bei Menschen, die bereits vor Corona Selbständig waren oder als Freelancer gearbeitet haben, ist dieses Arbeitsmodell bereits gelebte Praxis. Andere mussten sich erst an die Umstellung gewöhnen. Die folgende Grafik des statistischen Bundesamtes zeigt, wie hoch der Anteil der deutschen Erwerbstätigen im Home-Office in ausgewählten Berufsklassen im Jahr 2021 ist. Dabei wird deutlich, dass etwas über die Hälfte der Wisschenschaftler*innen Heimarbeit betreibt. Bei Führungskräften liegt die Zahl knapp unter der Hälfte wohingegen der Prozentsatz in der Gruppe der Hilfsarbeitskräfte lediglich bei 2,3% liegt.
Quelle: Infografik: Hälfte des Wissenschaftspersonals betreibt Heimarbeit | Statista
Bei dem Remote-Work Arbeitsmodell können Mitarbeiter*innen von überall arbeiten, dabei ist es unerheblich ob dies aus einem Café, von zu Hause oder jedem beliebigen Ort der Welt passiert. Voraussetzung ist, dass die Arbeiten online erledigt werden können und an dem Platz, von dem gearbeitet wird, eine stabile Internetverbindung besteht. Der Unterschied zur Tele- bzw. Heimarbeit liegt darin, dass es keine regelmäßige Präsenzverpflichtung des Mitarbeitenden gibt. Er oder sie muss also nicht zeitweise auch aus den Büroräumen des Unternehmens, für das er oder sie arbeitet die Aufgaben erledigen.
Unter Desk-Sharing wird das Teilen eines Arbeitsplatzes unter mehreren Mitarbeitenden verstanden. Dies bedeutet, dass nicht mehr jedem Mitarbeitenden ein eigener Schreibtisch zugeordnet ist. Gerade durch die Pandemie wurde offensichtlich, dass vor allem durch Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub und Auswärtstermine, die vorhandenen Büroräume nicht immer voll ausgelastet sind. Dies führt dazu, dass Unternehmen über die Größe ihrer unternehmenseigenen Räumlichkeiten nachdenken und diese gegebenenfalls anpassen. Entweder werden Büroflächen umfunktioniert, um auf diese Weise die Ressourcen effizienter zu nutzen oder aber Räumlichkeiten werden verkleinert oder gar als Coworking-Space an Dritte z.B. Freelancer vermietet.
Beim Home-Office wie beim Mobile-Office arbeiten Mitarbeitende nicht aus den unternehmenseigenen Büroräumen, sondern entweder von zu Hause oder jedem anderen Ort der Welt. Der Unterschied zwischen den beiden Arbeitsformen liegt darin, dass Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet sind, den Arbeitsplatz der Mitarbeitenden mitzugestalten. Bei einer vertraglichen Vereinbarung zum Home-Office sieht dies jedoch anders aus. Einigen sich Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in offiziell auf die Arbeitsform des Home-Offices, ist das Unternehmen verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Gesetze zum Schutz der Mitarbeitenden auch am heimischen Arbeitsplatz eingehalten werden.
1. Zeitliche Flexibilität
o Flexible Arbeitszeiten sorgen für eine ausgeglichenere Work-Life-Balance
o Die Betreuung von kranken Kindern ist im Home-Office leichter zu bestreiten, besteht die Möglichkeit nicht von zu Hause zu arbeiten, muss ein Kindkrank-Tag genommen werden
2. Kosten- und Zeitersparnis
o Durch den Wegfall des Arbeitswegs kann sofort mit dem Arbeiten begonnen werden. Lästige Staus oder Verspätungen wegen der Nutzung des Autos bzw. Öffentlicher Verkehrsmittel bleiben aus und ersparen Stress und Ärger. Das Statistische Bundesamt hat in einer Statistik festgehalten, dass ca. ¼ aller deutschen Arbeitnehmer*innen mehr als 30 Minuten für den Weg zur Arbeit und von der Arbeit nach Hause benötigen. Zeit, die durch die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, gespart werden kann und somit für sinnvollere Dinge wie Aktivitäten mit der Familie, Freunden oder sportlicher Natur genutzt werden kann.
3. Niedrigerer Geräuschpegel
o Großraumbüros haben den Nachteil, dass der Lautstärkepegel oftmals über dem Grenzwert liegt, und sich viele Mitarbeiter*innen dann nicht oder nicht konzentriert ihrer Arbeit widmen können. Im Home-Office besteht die Möglichkeit, sich die Arbeitsumgebung so zu gestalten, wie es die Aufgaben erfordern.
1. Technische Probleme
o Eine nicht ausreichend stabile Internetverbindung kann den Arbeitsfluss stören. Das Ergebnis sind frustrierte und gereizte Mitarbeitende, die ihre Arbeit nicht schaffen.
2. Soziale Isolation
o Durch eine fehlende soziale Interaktion kann der Teamgeist leiden und die Mitarbeitenden das Gefühl von Isolation und Vereinsamung verspüren
3. Mangelnde Trennung von Beruf und Freizeit
o Bei der Arbeit im Home-Office können Mitarbeitende Schwierigkeiten entwickeln, Beruf und Freizeit zu trennen. Die „Versuchung“ ständig arbeiten zu können bzw. zu müssen kann die Work-Life-Balance aus dem Gleichgewicht bringen
4. Ablenkung
o Im Home-Office gibt es einige Faktoren, die die Mitarbeitenden von der Arbeit abhalten. So können Haushalt, Kinder oder Haustiere dazu führen, dass Mitarbeiter*innen unkonzentrierter und unproduktiver sind.
1. Kostenersparnis
o Sind dauerhaft weniger Mitarbeitende im Büro und teilen sich von den vor Ort arbeitenden Mitarbeiter*innen mehrere einen Schreibtisch, können Büroräume verkleinert oder überflüssig gewordene Räumlichkeiten umfunktioniert werden. Dadurch können Kosten für Büromöbel, Strom aber auch Reinigung eingespart werden.
2. Ressourcen optimal nutzen
o Durch Desk-Sharing können frei gewordene Büroflächen umfunktioniert werden und somit anderen, wichtigeren Zwecken dienen.
3. Positives Unternehmensimage
o Mit Desk-Sharing Konzepten verbinden viele Menschen Agilität und eine angenehme Arbeitsatmosphäre, dadurch hebt sich das Unternehmen positiv von den Mitbewerbern ab und die Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen wird vereinfacht
4. Abteilungsübergreifender Austausch
Desk-Sharing fördert den abteilungsübergreifenden Austausch unter den Mitarbeiter*innen. Wechselnde Arbeitsplätze sorgen dafür, dass Mitarbeitende auch Bedürfnisse und Arbeitsmodelle anderer Abteilungen kennen lernen.
1. Einbußen bei der Produktivität
Ständiges neues Verkabeln des Laptops, Platzsuche und das Einstellen von Schreibtisch- und Stuhl kostet Zeit und schmälert die Produktivität. Dem kann das Unternehmen jedoch entgegenwirken, indem es das notwendige Equipment an den Arbeitsplätzen zur Verfügung stellt und für die Arbeitsplatzsuche eine Softwarelösung einführt.
2. Mitarbeitendenzufriedenheit kann leiden
Nicht jede/r Mitarbeiter*in kann sich gut auf eine neue Arbeitsumgebung einlassen und sieht Vorteile von Desk-Sharing eher als Nachteil. Unternehmen können, um diese Mitarbeitenden zu unterstützen festlegen, dass Mitarbeiter*innen gewisse Präferenzen bei der Platzwahl angeben können.
Damit Home-Office, Remote Work und Desk-Sharing funktionieren, sollten Richtlinien entwickelt werden, an die sich die Mitarbeitenden halten müssen. Diese sollten verständlich und klar definiert werden. Außerdem ist es wichtig, dass die Vereinbarungen schriftlich im Arbeitsvertrag oder als Zusatzvereinbarung festgehalten werden. Darüber hinaus ist es von besonderer Bedeutung regelmäßige Meetings und Teamevents durchzuführen, um den Zusammenhalt und das Gefühl von Gemeinschaft trotz der Abwesenheit einzelner Personen im Team aufgrund von Remote Work, Home-Office und Desk-Sharing zu stärken. Neue Mitarbeiter*innen im Rahmen eines adäquaten Onboarding Prozesses an ihre Aufgaben heranzuführen darf auch bei remote arbeitenden Mitarbeitenden nicht zu kurz kommen. Darüber hinaus gilt es die folgenden Punkte zu beachten:
Arbeitsrechtliche Vorschriften müssen auch im Home-Office beachtet und eingehalten werden (wie beispielsweise Ruhezeiten).
Auch in Bezug auf das Thema Datenschutz sind entsprechende Vorschriften und Gesetze einzuhalten.
Das Durchführen einer Gefährdungsbeurteilung ist empfohlen, damit entsprechende Maßnahmen in Bezug auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz abgeleitet werden können.
Technologische Anforderungen müssen erfüllt sein, damit Mitarbeiter*innen auch im Home-Office Zugang zu wichtigen Daten haben, damit weder Qualität noch Motivation leidet.
Gerade bei der Arbeit im Home-Office kann es im Bereich der Kommunikation untereinander leichter zu Missverständnissen kommen, als wenn Mitarbeitende sich im Büro gegenübersitzen. Um Probleme frühzeitig aufzudecken und zu lösen, ist es wichtig, dass offen miteinander kommuniziert wird.
Eine einheitliche Ausstattung der Arbeitsplätze führt dazu, dass Mitarbeitende unmittelbar nach eintreffen im Büro mit ihren Aufgaben starten können. Jeder Schreibtisch sollte deshalb beispielsweise über eine gut erreichbare Steckdosenleiste, einen Bildschirm, eine Tastatur und eine Maus verfügen.
Nach getaner Arbeit sollten Mitarbeiter*innen den Arbeitsplatz von Tee/Kaffeetassen, persönlichen Gegenständen sowie vertraulichen Dokumenten und Unterlagen befreien.
Um die persönlichen Dinge und vertraulichen Unterlagen sicher zu verstauen, sollten Arbeitgeber*innen für ausreichend Stauraum zum Beispiel in Form von abschließbaren Schubladen und Spinden sorgen.
Flexible Arbeitsmodelle wie Home-Office, Remote Work und Desk-Sharing werden mit Sicherheit auch in Zukunft in der Arbeitswelt eine Rolle spielen.
So erfreuen sich der Remote Job und auch das Home-Office bereits besonderer Beliebtheit. Viele Mitarbeitende finde die Möglichkeit von zu Hause bzw. von überall auf der Welt zu arbeiten sehr verlockend und auch die zunehmende Globalisierung und die enorme Leistungsfähigkeit der Technologien machen eine Kommunikation, auch über Ländergrenzen hinweg, heutzutage möglich.
Desk-Sharing ist ein Konzept, bei dem durch die gemeinschaftliche Nutzung von Schreibtischen und Meetingräumen, Bürofläche umfunktioniert oder gar eingespart werden kann.
New Work Arbeitsmodelle sparen Ressourcen und sorgen auch dafür, den CO²-Fußabdruck der Unternehmen zu minimieren. Ein wichtiger Punkt, der auch in der Zukunft in unserer Gesellschaft eine besondere Rolle spielen wird.
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
