Neu ist das Thema Automatisierung nicht. Es beschäftigt die Menschheit bereits seit tausenden von Jahren. Schon damals haben die Menschen versucht Aufgaben zu automatisieren und Abläufe effizienter zu gestalten.
Heute ist der technologische Fortschritt branchenübergreifend in vollem Gange. Unter anderem durch die Büro Automation können sich Unternehmen positiv von der Konkurrenz abheben. Aber es geht bei der Automation nicht, wie viele vermuten ausschließlich um den Einsatz von Robotern, die Aufgaben in unterschiedlichen Branchen wie der Industrie und der Verwaltung übernehmen.
Werfen wir deshalb zunächst einen Blick auf die Entstehungsgeschichte der Automatisierung:
Aristoteles formulierte bereits im antiken Griechenland:
„Wenn jedes Werkzeug auf Geheiß, oder auch vorausahnend, das ihm zukommende Werk verrichten könnte, wie des Dädalus Kunstwerke sich von selbst bewegten oder die Dreifüße des Hephästos aus eignem Antrieb an die heilige Arbeit gingen, wenn so die Weberschiffe von selbst webten, so bedürfte es weder für den Werkmeister der Gehilfen noch für die Herren der Sklaven.“ (Werk: Politik)
Automatisierung ist dementsprechend bereits in der Antike ein Thema gewesen. Schon damals überlegte man sich, wie man menschliche Arbeitskraft ersetzen konnte.
Edmund Lee, ein Schmied aus England entwickelte bereits im Jahr 1745 eine Vorrichtung, damit sich Windmühlen selbständig im Wind drehen. Aber auch im Altertum gab es bereits Maschinen, die durch die Kraft eines Windrades Antrieb bekamen und somit Menschen und Tiere ersetzen.
Auch die Erfindung der Dampfmaschine machte zum Beispiel die Massenproduktion möglich. Auf diese Weise wurden Menschen und Tiere durch Motoren ersetzt.
Im Jahre 1784 begann Edmond Cartwright mit der Entwicklung eines mechanischen Webstuhls. Er war der Ansicht, das Weben könne man automatisieren. Dies war ein fundamentaler Schritt in der Mechanisierung des Webvorgangs.
Im 19. Jahrhundert wurde durch die Entdeckung der Elektrizität sowie Erfindungen der Elektrotechnik die Dezentralisierung der Produktion möglich, Energie konnte über weite Stecken versendet werden.
Das 20. Jahrhundert brachte den Privathaushalten den Kühlschrank als Nachfolger des Eisschranks, sowie Thermostatventile, die die Heizung automatisierten.
Auch die Erfindung des Computers (Konrad Zuse gilt in Deutschland als Computer-Erfinder) führte zu einem erhöhten Automatisierungsgrad und brachte neue Möglichkeiten in Bezug auf die Digitalisierung mit sich.
Viele verbinden mit dem Wort Automatisierung den Einsatz von Robotern. In Bezug auf die Büroautomatisierung bedeutet dies allerdings nicht, dass ein Roboter die Büroarbeit übernimmt. Es geht vielmehr um eine Software, die eingesetzt wird, damit sich ständig wiederholende Prozesse vereinfachen und optimieren lassen und darüber hinaus um den Einsatz einer Smart Office Software, die dem Unternehmen dabei hilft, Energie zu sparen und die zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal zu nutzen.
Durch Office Automation bzw. Büroautomatisierung sollen Prozesse und Aufgaben im Büro mit Hilfe unterschiedlicher Techniken, Anwendungen und Tools verbessert, vereinfacht und automatisiert werden. Zu den Aufgaben der Büroautomation gehört, die Büros mit moderner Datenverarbeitung auszustatten und durch den Einsatz geeigneter Software die Büroabläufe zu optimieren. Ziel dabei ist, Arbeitsabläufe so zu verändern, dass durch Automatisierung die Effizienz gesteigert wird und Kosten und Aufwand gesenkt werden.
Gerade in der aktuellen Zeit, wo Energiepreise auf dem Höhepunkt sind, ist es an der Zeit, sich als Unternehmen mit dem Thema Automation der Büroräume auseinanderzusetzen. Die Investition in ein automatisiertes Büro wird sich lohnen, denn dadurch können nicht nur Ressourcen freigesetzt werden, die dann in einen anderen Bereich des Unternehmens sinnvoll fließen können, auch der Einsatz intelligenter Office Lösungen bringt den Mehrwert, Energie und somit Geld zu sparen. Dies kann Unternehmen voranbringen da durch den Einsatz einer passenden Technologie, die Bedürfnisse des Büroalltags und Prozesse optimiert werden können.
Für die Büro Automatisierung sprechen somit die folgenden Punkte:
Unternehmen haben mittels unterschiedlicher Sensoren und Software Tools die Möglichkeit, ihre Büroräume intelligenter zu machen und gleichzeitig zu automatisieren. Dazu zählen unter anderem die folgenden Mittel:
Gerade in Zeiten von Corona, wo die Mitarbeiter*innen auch im Büro ein gewisses Risiko haben sich mit dem Virus zu infizieren, ist der Einsatz von Sensoren, die die Qualität der Luft im Büro überprüfen und dadurch wichtige Informationen liefern, ein wichtiges Tool um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen.
So können beispielsweise ELSYS ERS-CO2 Sensoren Meeting- und Büroräume sichern. Eingebaute Temperatur-, Feuchtigkeits-, Licht-, CO2- und Bewegungssensoren bieten die Möglichkeit, in Echtzeit Aufschluss über die Qualität der Räume zu geben.
Regeln und Empfehlungen können auf diese Weise überwacht und eingehalten werden. Sind diese Sensoren nicht vorhanden, können sich die Mitarbeiter*innen schwer tun, bei der Rückkehr aus dem Home-Office an den Arbeitsplatz vor Ort. Da jedoch oftmals die Work-Life-Balance durch die reine Arbeit im Home-Office leidet, ist es von besonderer Bedeutung, die Mitarbeitenden bei der Umstellung zu unterstützen - eine Investition von der das Unternehmen mit Sicherheit profitiert.
Unter Lärmbelästigung und einem ständig erhöhten Lautstärkepegel im Büro kann die Konzentrationsfähigkeit der Mitarbeiter*innen leiden. Oftmals sind laute und störende Geräusche sogar der Grund für Krankheiten.
Der Einsatz eines LoRa Sound Sensors kann Aufschluss über Geräusche und Lärm im Büro geben. Das Lautstärkeniveau kann mittels dieses Sensors gemessen und auf diese Weise Störungen und Lärmbelästigungen bekämpft werden.
Durch den Check-In anhand der Corona-Warn-App können mögliche Infektionsketten an den Arbeitsplätzen schneller aufgedeckt und unterbrochen werden. Aufgrund der Lockerungen der coronabedingten Einschränkungen kommt es wieder vermehrt zur Verbreitung des Virus, daher ist es sinnvoll den Mitarbeiter*innen durch die Nutzung der Corona-Warn-App mehr Sicherheit zu bieten. Ein Kontakt zu einer mit dem Corona-Virus infizierten Person kann dadurch nachverfolgt und eine Infektionskette schneller unterbrochen werden. An die E Mail Adresse kann die entsprechende Kontaktpersonen eine Nachricht bezüglich des erhöhten Risikos für eine Infektion erhalten.
Das Einführen einer Hybriden Arbeitsweise ist die Folge der Corona-Pandemie. Durch die verstärke Arbeit im Home-Office wird nur noch an einzelnen Tagen der Woche vor Ort gearbeitet. Deswegen benötigen die Mitarbeitenden nicht mehr alle einen eigenen Tisch. Es besteht also die Möglichkeit, dass sich mehrere Mitarbeiter*innen einen Schreibtisch teilen.
Die Lösung dafür bietet ein Desk-Sharing Konzept. Büroflächen können flexibel genutzt werden und bieten sich besonders für agile Arbeitsweisen an. Damit Desk-Sharing gut funktioniert, müssen Plätze sowie Arbeitszeiten gut organisiert sein. Um vorzubeugen, keinen freien Schreibtisch für die Büroarbeit zu finden, sollte es möglich sein Arbeitsplätze bereits für einige Tage im Voraus buchen zu können. Dies kann mit Hilfe eines Flexdesk-Buchungssystems passieren. Diese smarten Systeme bieten per Sensoren ebenfalls Informationen über die Meetingraumbelegungen, die Luftqualität und den Tür- sowie Fensterschließstatus.
Auf dieses Weise können zur Verfügung stehende Büroflächen optimal genutzt und dadurch Kosten gesenkt werden.
Auch die Frage welche/r Kolleg*in an welchem Tag der Woche im Büro ist, lässt sich mittels der Technologie einer Buchungssoftware klären. Die Mitarbeitenden konnten durch die Verpflichtung zum Home-Office aufgrund der Corona-Pandemie zwar hervorragend Einzelarbeit verrichten, die Kommunikation untereinander war allerdings häufig von Missverständnissen geprägt. Dadurch, dass die Mitarbeitenden nun aber wieder vermehrt im Büro zusammen kommen, sind Teammeetings wieder einfacher möglich. Auch Fragen lassen sich oftmals face-to-face unkomplizierter klären, als wenn diese zum Beispiel per E-Mail gestellt werden.
Eine automatische Besucherzählung ist gerade in Zeiten von Corona besonders wertvoll. Kunden und Mitarbeitende, die sich im Bürogebäude aufhalten, werden gezählt und können, bei Auftreten eines Coronafalles zum Beispiel mittels E-Mails über das Risiko informiert werden. Hierzu sind neben der E-Mail-Adresse auch die Kenntnis über Vorname, Name und Telefonnummer von Vorteil.
Die Mitarbeitenden sollen heutzutage vor allem eins, sich mit dem Unternehmen für das sie arbeiten verbunden fühlen und eine hohe Zufriedenheit bei der Arbeit verspüren. Denn durch eine hohe Mitarbeiter-Zufriedenheit wird die Produktivität gesteigert.
Vorteile wie Komfort am Arbeitsplatz durch beispielsweise höhenverstellbare Schreibtische und Bürostühle, aber auch eine große Flexibilität, was zum Beispiel die Arbeitszeiten und den Arbeitsort betreffen, tragen zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass Mitarbeitende auf das Angebot von Meetingräumen und Kreativbereichen im Büro zurückgreifen können. Diese einfach und unkompliziert für Nutzer über die Website oder eine App zu buchen, trägt darüber hinaus zur Flexibilität bei.
Aktuell ist das Thema "Gestiegene Heizkosten" in aller Munde. Gerade deshalb ist es für das Management eines Unternehmens wichtig, auch in diesem Zusammenhang tätig zu werden und die Heizungssteuerung zu automatisieren. Der Einsatz von Sensoren, die Aufschluss über das Raumklima geben, ist daher ratsam. Die Sensoren liefern so zum Beispiel Informationen zur Raumtemperatur, Luftfeuchtigkeit und dem Kohlendioxidwert. Auf dieser Grundlage kann die Heizung auf die optimale Temperatur eingestellt werden und Maßnahmen wie beispielsweise das Lüften der Räume angeordnet werden.
Office Automation bedeutet auch, das herkömmliche Türschloss inklusive Schlüssel durch einen smarten Türöffner zu ersetzen. Dieser muss weder aufwändig installiert werden, noch bedarf es eines zusätzlichen Schlüssels, um das Türschloss zu öffnen. Einfach mittels Smartphone die Tür öffnen - So einfach kann es sein!
Düfte einsetzen um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Wie soll das denn funktionieren? Bekannt ist dies beispielsweise aus der Hotellobby, der Arztpraxis oder einer Boutique. Hier wird mittels Düften eine Wohlfühlatmosphäre geschaffen um eine positive Hotelbewertung zu erhalten, die Patienten zu beruhigen und die Kunden zum Kauf anzuregen.
Auch auf die Büroarbeit wirken sich Düfte durchaus positiv aus, denn so wird auch für die Mitarbeitenden eine Wohlfühlatmosphäre geschaffen, dadurch die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert und die Produktivität positiv beeinflusst.
Ein Heinzelmännchen zur Erledigung so mancher Tätigkeiten und Routineaufgaben - Das wäre doch die Lösung. Einfacher geht es allerdings mittels Office Automation. Denn sind wir mal ehrlich, dass ein Heinzelmännchen sich unserer Aufgaben annimmt ist doch eher unwahrscheinlich, oder?!
Prozesse sowie manuelle und papierbasierte Arbeiten zu automatisieren, bringt den Mitarbeitenden ein Plus an Komfort und es wirkt sich darüber hinaus auch positiv auf die Workflows aus. Eine Transformation hin zu einer automatisierten Büroarbeit sollte daher das Ziel diverser Branchen sein.
Fotos: unsplash.com
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
