Dieser Wandel ist maßgeblich dafür verantwortlich, dass Unternehmen bezüglich der Nutzung ihrer Büroflächen umdenken müssen. Smarte Nutzungskonzepte sind in diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung. Der Arbeitsplatz soll den mittlerweile hohen Sicherheitsstandards gerade in Bezug auf das Thema Hygiene gerecht werden. Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter*innen im Büro wohl- und sicher fühlen, flexibel arbeiten können und produktiv sind. All das machen IoT-Technologien, digitale Lösungen in Form von Apps und eine entsprechende Arbeitsplatzgestaltung möglich.
Im privaten Wohnraum kommen bereits seit längerer Zeit smarte Geräte, wie beispielsweise digitale Assistenten, die Musik abspielen können oder auch Smart-Home-Systeme, mittels derer man das Licht an- und ausschalten, dimmen und programmieren kann, immer häufiger zum Einsatz.
Warum also nur im privaten Umfeld auf smarte Lösungen setzen, und diese nicht auch im Büro als Smart-Office-Lösungen verwenden? Der folgende Artikel gibt Aufschluss darüber, wie Unternehmen und auch Mitarbeitende von den Vorteilen eines Smart Office profitieren können und was unter dem Coworking Trend zu verstehen ist.
Die Entstehung vom Smart Office kann grob in drei Phasen eingeteilt werden.
Dabei hat die 1. Phase ihren Ursprung in den Jahren 1996 bis 2002. Laptops und Mobiltelefone wurden hier in Verbindung mit dem Internet eingeführt und dadurch die Arbeitsproduktivität erstmals deutlich gesteigert.
Die 2. Phase umfasst die Einführung der Smartphones inklusive der Nutzung von Apps und die Entstehung des Cloud Konzept.
Aktuell sind wir in der 3. Phase. Hier spielt das Thema Smart Office eine zentrale Rolle.
Durch die Nutzung moderner Technologien werden Smart Office Lösungen an die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter*innen eines Unternehmens angepasst und auf diese Weise der Alltag im Büro optimiert.
Die folgenden Vorteile sind in der Einführung smarter Office Lösungen zu sehen:
Die Produktivität kann durch eine vereinfachte und optimierte Steuerung der unternehmensinternen Arbeitsweise gesteigert werden. Diese Steigerung ist das Resultat der Verwendung eines Smart Office Systems. Die Smart Office Lösung kann speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens angepasst werden und somit zu einem sicheren und produktiven Arbeitsplatz führen.
Zu Einem der größten Vorteile zählt die Verbesserung der Kommunikation sowohl unter den Mitarbeitenden als auch unter den Führungskräften und unter Mitarbeiter*innen und Führungskräften. Denn die Nachteile nicht vorhandener Smart Office Lösungen liegen neben einem schlechten Informationsfluss auch in einer verminderten Produktivität. Fühlen sich die Mitarbeiter*innen gut informiert, ist die Loyalität gegenüber dem Unternehmen größer und auch die Mitarbeiterzufriedenheit profitiert davon.
Gerade in der aktuellen Zeit, in der Privatpersonen aber auch Unternehmen Bedenken bezüglich der steigenden Energiekosten haben, trägt eine Optimierung des Energieverbrauches zur Verminderung der Betriebskosten bei. Gerade durch Sensoren, die der Anpassung der Beleuchtung, der Überwachung der Temperatur und Feuchtigkeit im Büro dienen können Kosten effektiv gesenkt werden. Nachhaltigkeit und Umweltschutz haben mittlerweile einen sehr hohen Stellenwert in der Gesellschaft.
Nutzt ein Unternehmen Smart Office Lösungen, können durch die daraus resultierende verbesserte und schnellere Kommunikation und die geringeren Wartezeiten die Kundenzufriedenheit erhöht und darüber hinaus das Risiko, den Kunden an einen Konkurrenten zu verlieren, reduziert werden.
Durch den Einsatz von Sensoren können Rückschlüsse auf die Temperatur im Büro und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Zum Beispiel kann durch Lüften, das Einschalten eines Ventilators oder einer Klimaanlage die Temperatur gesenkt werden.
Darüber hinaus können Sensoren eine Prüfung der Luftqualität vornehmen. Beispielsweise durch Lüften oder das Einschalten eines Luftreinigers kann sodann eine schlechte Luftqualität beseitigt werden.
Mittels Sensor wird die Temperatur am Arbeitsplatz ermittelt. Stellt dieser fest, dass es zu kalt ist, wird automatisch die Heizung eingeschaltet und in den entsprechenden Räumen eine Temperatur eingestellt, die das Wohlbefinden der Mitarbeitenden positiv beeinflusst.
Das Büro wird außerdem durch eine Lichtautomatik intelligenter. Gerade in der dunklen Jahreszeit sind die Menschen häufig nicht so gut gelaunt. Mitarbeitende, die sich nicht wohl fühlen, arbeiten in der Regel nicht so produktiv, wie diejenigen, die zufrieden sind. Durch ein smartes Beleuchtungskonzept wird die perfekte Beleuchtung eingeschaltet und diese wirkt sich positiv auf die Mitarbeiter*innen aus.
Ein smarter Schreibtisch und Schreibtischstuhl erkennt automatisch, wenn Mitarbeiter*innen über einen längeren Zeitraum nicht die Körperhaltung geändert haben. Eine Erinnerung sorgt dafür, dass der/die Mitarbeitende die Haltung wechselt und somit krankheitsbedingten Ausfällen vorgebeugt wird.
Smarte Office Produkte bieten Unternehmen etliche Vorteile, die Bürofläche für ihre Mitarbeitenden attraktiver, komfortabler und auch effizienter zu machen. Von der Raumtemperatur bis hin zum Licht können die Gegebenheiten am Arbeitsplatz an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen angepasst werden, was das Wohlbefinden dieser Menschen positiv beeinflusst. Denn Mitarbeiter*innen, die sich wohlfühlen, arbeiten in der Regel auch produktiver.
Darüber hinaus gibt es aber mittlerweile auch intelligente Wasser- und Rauchmelder, die im Notfall selbständig die Feuerwehr alarmieren. In Bezug auf den Klimaschutz profitieren Unternehmen von den Smart Office Systemen. Denn durch diese Lösungen ist ein verantwortungsbewusster und effizienter Umgang mit den Ressourcen möglich. Dies ist mit Sicherheit gerade in Bezug auf die gestiegenen und weiter steigenden Rohstoffpreise ein wichtiger Punkt für Unternehmen.
Mitarbeiter*innen in den Prozess der Planung und Einführung des Smart Office Systems einzubeziehen, ist das A und O. Die Bedürfnisse der Arbeitnehmer*innen sollten im Vorfeld der Einführung analysiert werden, damit auf dieser Basis das smarte Office geplant werden kann. Eine transparente, offene und ehrliche Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Angestellten ist dabei von besonderer Bedeutung. Grundlage bei alledem ist selbstverständlich das Thema Datenschutz.
Dem Wandel der heutigen Arbeitsformen sollten Unternehmen aktiv begegnen. Dank smarter Office Lösungen können neben Räumen und der Einrichtung auch die Menschen untereinander vernetzt werden. Dadurch wird eine optimierte Kommunikation ermöglicht und auch die Gestaltung der Arbeitsplätze an den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen ausgerichtet.
Der Umbruch der Arbeitskultur von heute wurde nicht zuletzt durch die Covid-19-Pandemie beschleunigt. Unternehmen sind auf der Suche nach Bürogebäuden, die neben einer guten digitalen Infrastruktur auch eine große Flexibilität bieten. Arbeitgeber suchen Büros, die anpassungsfähig sind und durch die sie schnell auf geänderte Anforderungen reagieren können.
Firmen sind durch die Veränderungen die durch die Corona-Pandemie deutlich wurden bereit, mehr Zeit aber auch Geld in die Digitalisierung zu investieren. Denn es wird immer wichtiger, für die Mitarbeiter*innen eine Umgebung zu schaffen, die ihnen Raum gibt, sich zu entfalten, und die Zusammenarbeit untereinander zu fördern. Viele Menschen arbeiten seit Corona im Home Office, interessieren sich beispielsweise für das neuartige Bürokonzept des Coworking und sind offen für einen modernen Arbeitsplatz. Deshalb ist es umso wichtiger das Wir-Gefühl zu stärken und flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Auch der Einsatz innovativer Technologien wird immer bedeutsamer, denn so kann ein neues Arbeitserlebnis geschaffen werden.
Smart Office Konzepte sind die Grundlage dafür, auch in Zukunft als Unternehmen an Attraktivität zu gewinnen.
In der heutigen Arbeitswelt gehört der Begriff Coworking neben Desk Sharing zu den gefragtesten Arbeitsmodellen. Übersetzt bedeutet Coworking soviel wie "zusammenarbeiten". Bei einem Coworking Space handelt es sich um die Miete eines Schreibtisches auf einer Bürofläche, die von unterschiedlichen Personen genutzt wird. Ein Coworker teilt sich also ein Büro mit anderen Coworkern, wie beispielsweise Gründern eines Start Ups, die noch nicht über eigene Räumlichkeiten verfügen. In diesen Büros wird entweder an eigenen Projekten oder auch gemeinsam gearbeitet.
Wie oft der Coworking Space genutzt wird, ist jedem selbst überlassen. In der Regel können Coworking Spaces stunden-, tage- oder wochenweise gebucht werden. Der große Vorteil dabei ist, dass flexibles Arbeiten möglich ist und man sich das Geld für ein eigenes Büro spart. Das ist gerade bei Start Ups ein wichtiger Faktor, denn häufig ist vor allem zu Beginn einer Unternehmensgründung noch nicht allzu viel Kapital verfügbar.
Diese Frage stellen sich Selbständige oftmals, wenn sie darüber nachdenken, sich in einem Coworking Space einzumieten. Ist man auf der Suche nach Personen, die ebenso wie man selbst ein Start Up gegründet haben, und möchte sich mit ihnen austauschen, ist ein Coworking Space eine gute Wahl.
Coworking Spaces haben ihren Hauptaugenmerk auf einer angenehmen und offenen Arbeitsatmosphäre. Hier sollen die Coworker Raum haben, sich gemeinsam oder alleine ihren Projekten zu widmen. Networking Flächen und zur Verfügung gestellte Rückzugsorte für Stillarbeit bieten dem Nutzer alle Möglichkeiten.
Kommen Menschen in Coworking Spaces zusammen, entstehen häufig Freundschaften, da alle im selben Boot sitzen. Ein starkes Gefühl von Gemeinschaft entsteht dadurch.
In der Regel befinden sich Coworking Spaces in besonders verkehrsgünstigen Lagen von Metropolen. Darüber hinaus wird für einen möglichst barrierefreien Zugang zur Immobilie gesorgt.
Da Coworking Spaces in der Regel sehr gut ausgestattet sind, erfahren Start Ups eine erhebliche Kosteneinsparung, da moderne Technik zunächst nicht angeschafft werden muss und die Nutzung eines Coworking Space mit Sicherheit günstiger ist, als schon von Beginn an teure Mietpreise für eigene Büroflächen zahlen zu müssen. Dies ermöglicht ein besonders effizientes, fokussiertes Arbeiten mit hoher Flexibilität.
Die gemeinschaftliche Nutzung der Büroausstattung wie Beamer, Kopierer, Drucker, Monitore usw. spart Ressourcen. So Ist auch das Thema Nachhaltigkeit und Umweltschutz von besonderer Bedeutung im Bezug auf Coworking Spaces.
Der Trend zu Coworking Spaces, der aus dem Silicon Valley stammt, ist mittlerweile ein wichtiger Bestandteil der neuen Arbeitswelt. Projekte statt von zu Hause aus einem Coworking Space zu bearbeiten ist heute gefragter denn je. Dies ist nicht zuletzt das Resultat der Corona Pandemie. Aber auch neu gegründete Unternehmen mieten sich häufig in einem Coworking Space ein, da sich gerade in Metropolen nur wenige, zumeist junge Unternehmen Büroflächen leisten können. Gehen wir zunächst auf die Vorteile von Coworking Spaces ein:
Es gibt zwar auf der einen Seite einige Nachteile die gegen die Arbeit im Coworking Space sprechen, allerdings überwiegen auf der anderen Seite dennoch die Vorteile.
Fotos: unsplash.com
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
